【专栏】还是库存！论库存数据的准确性与数据失真

以前，很多配件企业都是手工记账，每次与客户对账时都费时费力，需要找到原始订单、出库单和付款凭证。如果配件企业缺少现货，只交付了部分订单，那问题就更复杂了，哪些配件还未交付？还有多少配件欠款？未交付的配件何时到货？查找这些信息在手工记账时代非常困难。

信息化给企业带来了巨大改变，越来越多的企业开始采用系统来替代人工，不仅提升了企业的经营效率，也帮助企业随时查找数据，大大提升了数据的及时性和准确性。

现在，配件企业普遍都使用了进销存软件，来管理配件的入库、销售、补库计划和采购，大大降低了手工记账的工作量，账目的精确度也大大提升。

然而，配件进销存软件除了记账功能外，系统还产生了大量进销存数据，数字化时代，数据就是新的“石油”，这些数据能够帮助企业洞察自身经营中的问题和风险，指明改进方向，提升管理水平。

数据能为企业带来价值，进销存数据能帮助企业做好库存计划，从而更加精准地预测市场需求，采购用户所需配件，提高配件的现货满足率。

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不幸的是，库存大数据的“油田”尚未开采，一边是很多企业由于糟糕的库存计划出现库存积压，产生了大量浪费和风险，另一边是能够改善库存计划的数据静静地躺在系统里，让企业宝贵的资金、利润和客户继续大量流失。

做库存计划需要哪些数据？

制造商、代理商和配件店里存在着大量的过剩库存和呆滞库存，其原因就是缺少科学的库存计划。中国工程机械市场每年的配件销量约2000亿，平均库存周转率仅2.5次/年左右，由此推算出各级配件仓库里共有约800亿的库存，其中有超过500亿为呆滞库存（即存储在仓库里却没有用户需要）和过剩库存（即虽然有用户需要，但仓库里存得过多的配件），这些无效库存造成了巨大浪费，并产生了巨大风险。

配件的进销存数据，不仅为企业配件业务的经营提供了财务依据，而且还暴露了客户需求的蛛丝马迹。企业可以根据进销存系统中的出库、入库、月末库存、缺件、在途等数据，计算出每一种配件需求的均值和方差，从而根据库存管理模型和预期的配件现货率，计算出该配件的安全库存（参考《从进销存系统到三箱库存管理模型》）。

根据从供应商的订货间隔和交货周期，加上安全库存，我们就可以确定这种配件的健康库存水平，这就是配件库存的“锚”，无论市场如何变化，配件库存量都在围绕着这个“锚”进行微调，换句话说，是围绕着变化的市场需求在调整，从而将无效库存降到最低，并实现较高的配件现货率。

数据准确性问题

要做好库存计划，首先必须保证库存数据的准确性。国外有句俗话，叫“狗屎进，狗屎出”，意思是说如果数据不准确，无论你使用的模型多么高级，预测出来的结果也不可信。大数据时代，数据的质量极为重要。

笔者遇到过一些企业，他们虽然购买了进销存系统，但员工忙起来时常常不按流程操作，不使用系统下单，或者先发货后补单。很多单据积压在一起，等不忙的时候再一起录入系统。由于时间过了很久，录入系统时出库时间、发货数量和客户信息都可能出错，或出现遗漏，员工觉得订单已经完成，系统只是补个手续，有点差错没关系，可基于这些数据做出的需求预测就是错误的。

有些配件店的老员工不会使用电脑，觉得从前手工记账照样卖配件，认为系统完全是多此一举。结果年轻员工使用系统，老员工仍使用纸质单据，虽然有系统却只有部分人使用，数据完整性当然无法保证。

企业必须教育自己的员工，保证数据准确性十分重要。不准确的数据就好比是一堆“狗屎”，一点儿价值也没有。

数据失真问题

在库存计划中，企业还面临数据失真的问题，按时、完整录入系统的数据并非就一定是真实的数据。那么，什么样的数据才是真实的数据呢？

除了前面所讲的系统录入问题之外，还有一些数据看似真实，实际上却已失真，这些数据必须在“数据清洗”阶段加以处理，以免造成错误的预测结果。

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首先，很多制造商要求其代理商每月采购配件库存订单，他们还给代理商下达了年度采购任务，任务完成情况与代理商的评奖和返利挂钩。为了拿到返利，代理商总会想方设法完成配件采购任务，即使不需要的配件也会先采购放进仓库再说。但是，这些采购数据并非市场和客户的真实需求，制造商如果根据代理商采购数据预测今后几个月的需求，误差将会很大。

其次，代理商为了增加配件销量，常常举办配件促销活动，打折的配件通常都是客户需要用的保养件，这类活动只是把客户未来的需求提前，客户也因为价格优惠，提前把半年后需要的配件买来放在仓库里，促销当月销量大增，之后几个月的配件销量将会下降很多。

如果代理商根据这个月的出库数据预测未来需求，下个月就必须采购更多的配件库存。但是，下个月配件恢复原价之后，销量很可能将会大减，就会产生很多呆滞库存。

代理商的分公司每月会从代理商总部采购配件库存，这些采购数据并非客户的真实需求，只是换到一个离客户更近的仓库而已。如果用这类“失真”数据来做库存计划，就会产生错误的预测。

第三，有些企业客户，每到年底都会突击采购，以便完成当年的采购任务。还有一些去海外施工的企业客户，一次性采购很大批量的配件发往国外，做未来几年的配件库存。这些需求都是一次性的，并非当地市场的稳定需求，都属于配件需求的“失真”数据。

那么，什么才是真实的需求数据呢？终端用户购买的配件才是真实的需求数据，最准确地反映了市场需求的变化，根据这些数据做出的库存计划才更接近实际需求，造成的呆滞库存最小，满足客户需求的概率最大。

制造商如果能够通过系统获得第一线客户购买的实时数据，就能够采用分布式配件库存协同战略（参考《后市场的配件供应协同体系》），形成制造商中心库、区域中心库、代理商和代理商分公司的配件库存协同，为客户提供最优的配件供应解决方案——以最小的配件库存、最快的速度、实现最佳的配件现货率。